ارتباط در محل کار یک هنر است

امروزه هر قدر که دانش اجتماعی بشر پیش می رود بیشتر مشخص می شود که انسان منزوی، تنها و بدون ارتباط با دیگران، در معرض بسیاری از آسیب های اجتماعی قرار دارد. ما انسان ها با آموختن نحوه درست برقراری ارتباط می توانیم کاری کنیم که دیگران هماهنگ با آرزوهای ما فکر و عمل کنند و با استفاده از اندیشه و احساس، نوعی رضایتمندی در خودمان و دیگران به وجود آوریم.
درست ارتباط برقرار کردن می تواند به عنوان یک مهارت اساسی در همه جا به ما کمک کند. این امر در مورد محیط کار نیز صدق می کند. اگر ما انسان ها نتوانیم ارتباط موثری در محل کار خود برقرار کنیم، علاوه بر این که دچار ناراحتی و استرس می شویم، پیشرفتی نیز نخواهیم کرد.

خودتان را گرفتار نقش بازی کردن نکنید

ما انسان ها اغلب در کودکی نقش خاصی را می پذیریم و بر آن اساس در خانواده ارزش هایمان را تعریف می کنیم. در محیط کار نیز خیلی ها هستند که نقش بازی می کنند و از آن آگاهی ندارند. برای مثال اگر همیشه سعی می کنید فشار عصبی در محل کار را با گفتن لطیفه کم کنید یا احساس می کنید باید همکارانتان را سرگرم و خوشحال نمایید یا اگر با رودررو شدن با افراد مشکل دارید ممکن است در نقش سرگرم کننده به دام افتاده باشید.

با توجه به اهمیت نقش ها در محل کار در ذیل به برخی از نقش هایی که افراد در محل کار خود دارند، می پردازیم:

قهرمان: این افراد سوپرمن های محل کار هستند. یک قهرمان از حل هر مشکلی که سر راهش قرار گیرد لذت زیادی می برد و احساس افتخار می کند. نیاز به ستایش شدن باعث می شود این گونه افراد عملکرد بهتری نسبت به بقیه داشته باشند. امکان دارد قهرمان ها تا مرز از بین رفتن سلامتی شان یا خراب شدن زندگی خانوادگی شان کار کنند.

مراقب ها: این افراد احساس مسوولیت می کنند و در مشکلات شخصی دیگران به آنها یاری می رسانند. آنها قدرت گوش دادن دارند و مردم در کنارشان احساس راحتی و امنیت می کنند. آنها از حل مشکلات دیگران لذت می برند و با فراهم آوردن حمایت عاطفی برای دیگران احساس ارزش می کنند. داشتن این خصوصیات تا زمانی که برای خود شخص مشکلی درست نکند نیز خوب است.

سرکش ها: افراد سرکش آنهایی هستند که در محل کار با دیگران سازگاری ندارند، آنها قوانین را نادیده می گیرند و برخلاف جهت حرکت دیگران حرکت می کنند، حتی اگر این کار مسیر زندگی شان را تهدید کند. آنها دوست دارند همه چیز را تغییر دهند. اگر به شما به واسطه سرکش بودن برچسب «دردسرساز» بخورد، ممکن است همکارانتان از مواجهه با شما خودداری کنند و رئیس شما از این که تصمیمات دیگران را به چالش می کشید کاسه صبرش به سر آید.

فداکار: افراد فداکار به خاطر تحمل درد و عذاب و از خودگذشتگی به خاطر دیگران شناخته و ستایش می شوند. آنان از زمان و نیروی خود به خاطر دیگران می گذرند. در حالی که قهرمان ها دوست دارند به خاطر کارهای قهرمانانه شان شناخته شوند، فداکاران دوست دارند به خاطر آنچه به دیگران می دهند از آنان قدردانی شود. این افراد تنها چیزی که می خواهند این است که دیگران به خاطر تلاش شان به آنها احترام بگذارند و برایشان ارزش قائل شوند. به یاد داشته باشید اگر به خاطر از خودگذشتگی هایتان احساس خستگی، انتقام و نادیده گرفته شدن می کنید، در دام این نقش گرفتار شده اید.

سرگرم کننده ها: افراد سرگرم کننده کسانی هستند که موجبات سرگرمی افراد را در محل کار فراهم می کنند. آنها همیشه حرفی برای گفتن و طنزی برای خنداندن دارند و حتی جدی ترین افراد را هم به خنده می اندازند. این افراد از لطیفه و کارهای سرگرم کننده برای از بین بردن فشار عصبی و خوشحال کردن دیگران استفاده می کنند. تا زمانی که این نقش شما را اسیر خود نکرده مشکلی وجود ندارد. اما اگر برچسب دلقک بودن بخورید و دیگران شما را جدی نگیرند در دام این نقش گرفتار شده اید. خیلی از افراد هستند که چون بقیه را سرگرم می کنند، ایده هایشان نادیده گرفته می شود و حتی وقتی حرف مهمی دارند بقیه آن را جدی نمی گیرند.

صلح جویان: افراد صلح جو هر کاری می کنند تا صلح و آرامش از بین نرود. آنان دوست دارند همه با هم کنار بیایند. این دسته از افراد سعی می کنند از هرگونه برخورد و رفتار ناخوشایندی پرهیز کنند. اگر 2 نفر در محل کار در موردی به توافق نرسند، صلح جوها سعی می کنند بینشان تفاهم ایجاد کنند. صلح جو بودن تا وقتی که برایتان مشکلی درست نکرده بسیار جالب است و احساس خوبی دارد، اما ترس از عصبانی کردن دیگران و مخالفت با شما می تواند برای یک صلح جو مشکل ساز شود همچنین اگر شما به عنوان یک فرد صلح جو نتوانید توانتان را به درستی بیان کنید و موضع درستی بگیرید، در دام این نقش افتاده اید.

نامرئی ها: این افراد کسانی هستند که در محل کار اصلا دیده نمی شوند. کسانی که ذاتا آرام و خوددار هستند و احتیاج زیادی به توجه دیگران ندارند. آنها می دانند چگونه سر به زیر باشند و صحبت نکنند. افراد نامرئی کارشان را انجام می دهند و آن را در بوق و کرنا نمی کنند. فراموش نکنید اگر خیلی نامرئی شوید، بهترین ایده ها و بزرگ ترین موفقیت هایتان ممکن است نادیده گرفته شود و حتی ممکن است همکاران شما را گوشه گیر و سرد بدانند.

سبک های ارتباطی خود را در محل کار بشناسید

برای این که بتوانیم رفتارهای ارتباطی خود را در سطح اداری بهبود و ارتقا دهیم، لازم است سبک های ارتباطی مان را بشناسیم. برخی از شیوه های ارتباطی که شما در محل کار از آن استفاده می کنید شامل موارد زیر هستند:

سبک کنترلی: سبک کنترلی معمولا یکطرفه است. فردی که ارتباط برقرار می کند هدایتگر است و هدف او هدایت دیگران است. افراد با سبک کنترلی از قدرت و اختیار خود برای به دست آوردن اطلاعات دیگران استفاده می کنند.

سبک تساوی: سبک تساوی نوعی سبک ارتباطی دوطرفه است که در آن، فرستنده و گیرنده پیام (رئیس و مرئوس)، از یکدیگر تاثیر می پذیرند. با به کارگیری این سبک در محل کار، فضای ارتباطی سازمان برای افراد فضایی دوستانه می شود.

سبک ساختاری: در این سبک هدف آن است که محیط را به سمت نظام مند کردن محیط کار و خواسته های خود سوق دهیم. ماهیت ارتباطات در این سبک به این صورت است که احساسات قوی و پررنگ در آن به ندرت دیده می شود.

سبک پویا: این سبک ارتباطی در سازمان ها توسط مدیرانی به کار گرفته می شود که کاملا فعال، جسور و بی پروا هستند. در این سبک، تمایل هر دو طرف در این است که اصل مطلب گفته شود و زیاد به درازا نکشد. ارتباط در این سبک به صورت کاملا باز، صریح و روشن و به دور از هرگونه طفره رفتن و شانه خالی کردن است.

سبک اجتناب: در سبک اجتناب از فرآیند ارتباطات دوری می شود. افرادی که از ارتباط با دیگران گریزان هستند و به برقراری ارتباط تمایلی ندارند، از این سبک ارتباطی استفاده می کنند. آنها علاقه دارند به تنهایی و کاملا مستقل به انجام کارها بپردازند.

روسایی که ممکن است درکنارشان دیوانه شویم

روسای بدقلق: این دسته از روسا ذاتا افراد بدی نیستند، اما از لحاظ احساسی و روانی به نوعی محدود شده اند. هر کدام از آنها در درون خود ترس یا عقیده ای از پیش دارند که فقط براساس آن عمل می کنند.

روسای افراطی: اینها افرادی هستند که با رفتار افراطی خود بقیه را در جایگاهی پست و در موقعیت بازنده قرار می دهند. به جز در مواردی خاص، کار کردن برای این افراد اصلا جالب نخواهد بود و از آنجا که آنها معمولا نمی توانند با کسی به جز خودشان همدلی کنند، به شیوه های مختلفی با کارکنان بدرفتاری می کنند.

روسای طفره رو: این دسته از روسا از رویارویی با دیگران می ترسند و از هر موقعیتی که واکنش منفی به وجود آورد، دوری می کنند. معمولا این افراد رفتار غلط کارکنان شان را می بینند اما ترس از رویارویی نمی گذارد تا وارد ماجرا شوند. آنها به جای این کار به نوعی چشم خود را به روی ماجرا می بندند و با وجود این که توانایی دخالت دارند، هیچ کاری انجام نمی دهند.

روسای خودبین سلطه جو: خودبینان سلطه جو معمولا افرادی خودساخته هستند که احتمالا در اوایل زندگی مشکلاتی داشته اند که توانسته اند بر آنها پیروز شوند. آنها در کنترل افراد استادند.
این افراد که به شدت بااستعداد و باانگیزه هستند نمی توانند با انتقاد کنار بیایند. یکی از نشانه های وجود چنین رئیسی نرخ بالای جابه جایی کارکنان است. از آنجا که این فرد بسیار سلطه جو بوده و از ارزش دیگران می کاهد، افراد کمتری حاضرند برای مدت طولانی با او کار کنند.

روسای غایب: اینها روسایی هستند که حضور فیزیکی دارند، اما بودن و نبودنشان فرقی نمی کند. این دسته از روسا هیچ توجهی به حوزه تحت مدیریت خود ندارند چون علایق آنها جای دیگر است. اگر برای چنین مدیری کار می کنید احتمالا مسوولیت هایی خواهید داشت که از شرح وظایف شما بسیار گسترده ترند.

روسای ناراضی: نوع دیگر از روسا که می توانند واقعا شما را دیوانه کنند، روسای ناراضی هستند. آنها در ابتدا بسیار بزرگوارند و شما را بسیار باهوش و باظرفیت کاری بسیار بالا قلمداد کرده و از شما به گرمی استقبال می کنند. با این حال پس از گذشت زمان اندکی، احساس می کنید هیچ کدام از کارهایتان به اندازه کافی خوب نیست، برای این احساس شما دلیل درستی وجود دارد. رئیس هیچ گاه راضی نمی شود.

روسای دزد: آخرین نوع روسا کسانی هستند که ایده های خوب دیگران را به خود نسبت می دهند. این دزدان محل کار، شما را تشویق می کنند تا ایده های عالی خود را مطرح کنید و بعد در جای دیگر آنها را به خود نسبت می دهند.
اگر هم در مورد این که چرا این کار را کرده است از او سوال کنید، یا دلیل می آورد و یا کرده خود را انکار می کند. در نهایت از این که مورد سوءاستفاده قرار گرفته اید احساس خشم و ناراحتی می کنید.

واکنش شما نسبت به کشمکش در محل کار

معمولا اختلاف ها در محیط کار ایجاد می شوند، زیرا تفاوت وجود دارد. تفاوت در عقیده، شخصیت، اهداف، سلیقه، ارزش ها، دیدگاه ها و… اگر شما به اختلاف به صورت درگیری، کشمکش، برنده ها و بازنده ها بنگرید ممکن است تدافعی یا تهاجمی شوید. پس سعی کنید به کشمکش به عنوان فرصتی برای حل اختلاف ها، رسیدن به یک راه حل رضایت بخش، فرصتی برای پیشرفت و بهبود بخشیدن به روابط و شرایط کاری بیندیشید. این دیدگاه کمتر احتمال دارد منجر به تنش شود، برای از بین بردن کشمکش و تنش در محیط کار:

• قبول داشته باشید که اختلاف وجود دارد چرا که اگر در مرحله اولیه آن را نادیده بگیرید حل آن بعدا مشکل تر خواهد شد.
• مسائل و نگرانی های اصلی را مشخص کرده و صداقت را تشویق کنید.
• در پی راه حل های مناسب برای حل اختلاف باشید. خلاق و عاری از تعصب باشید و ارزیابی یا قضاوت نکنید.
• همیشه از زبانی استفاده کنید که واقعی و بی طرف باشد و از احساسات و سرزنش بپرهیزید.

این موارد را رعایت کنید

• با استفاده از مهارت های ارتباط کلامی و غیرکلامی، این پیام را به همکاران خود منتقل کنید که به کارتان علاقه مندید و دنبال محیطی آرام و سرشار از انگیزه می گردید.
• در ارتباط اداری، رفتارهای کلامی و غیرکلامی را که به نظر بی اهمیت می رسند، دست کم نگیرید. بعضی کلمات به ظاهر بی اهمیت، ممکن است در ارتباط اداری معنای بسیاری داشته باشد.
• در محیط های اداری، معمول این است کارمندی را که ارتباط موثری با رئیس خود برقرار می سازد، به چاپلوسی و دورویی متهم می کنند. پس لازم است که فرد همزمان ضمن حفظ ارتباط موثر با مقام مافوق، به اعتمادسازی و همدلی با همکاران خود بپردازد.
• متواضع و فروتن باشید. در محیط های اداری، اشخاص دوست ندارند که فردی مرتب از خود تعریف کند و برای تحت تاثیر قراردادن آنها تلاش نماید.
• اشتباه خود را بپذیرید. اعتراف به اشتباه در محیط کار، یکی از بهترین کارهاست. پذیرفتن اشتباه به معنای خلع سلاح دیگران است. البته لازم نیست در این کار زیاده روی کنید. گفتن یک جمله «من اشتباه کردم و متوجه آن می شوم» کفایت می کند.
• خودمحور نباشید و به قابلیت های دیگران اعتماد کنید. به دیگران در انجام دادن کارها به بهترین وجه ممکن اطمینان داشته باشید.
• در مورد کلمات خود فکر کنید. هرگز تصور نکنید که دیگران درباره کلمات شما مثل شما فکر می کنند.
• با انتقادهایی که از عملکرد شما می شود، با حساسیتی مثبت و حالت پذیرش برخورد کنید.
• اگر همکاری لطفی به شما کرد یا برای انجام دادن کاری برای شما از خواسته خود گذشت، قدردانی و سپاسگزاری کنید.

جام جم
***